甚麼是合規管理？

根據 britannica.com，合規（compliance）是「按照被要求或指示的去做的行為或過程」。合規關乎達到標準並遵從標準。每個機構都要應對急速變化的法例和規例，無論是產品、健康、環境還是食品生產領域。

1. 甚麼是合規管理？

合規管理是確保您的業務活動符合所有適用法例和規例的過程。這些要求由政府、監管機構及行業組織等實體訂立和監察。

合規需要具備所需的知識和洞察力，才能全面掌握情況，並確保所有責任緊貼最新要求。幸好，有些工具可以幫到您。

ICW 提供一個專門用於合規管理的軟件平台。此平台以零售商、進口商、品牌及電子商貿平台為對象，用以驗證供應商品質及產品合規。

2. 為何合規管理如此重要？

合規管理對企業如此重要，主要原因是不合規的代價高昂，非常高昂。

Poemon Insititute 與 Globalscape 於 2017 年發表的報告以具代表性的跨國機構為樣本，發現不合規的平均成本幾乎是合規成本的三倍。合規的平均成本約為 $5.5 million，而不合規的平均成本接近 $15 million。

正如 ICW 行政總裁兼聯合創辦人 Gary Lam 所說：

「預防不合規的成本，遠低於不合規本身帶來的後果。」

企業如何確保減低不合規的情況？

合規風險管理。

A. 甚麼是合規風險管理？

合規風險管理包括識別、評估及監察不符合法規和行業標準的風險，實施控制措施以確保您符合規定，並監察這些控制措施，確保其持續有效。

不合規對機構及其消費者可能帶來的風險包括但不限於法律處罰、罰款、業務流失、聲譽受損及意外事故。

在很多情況下，處罰和罰款的金額可以相當龐大。

例如在 2021 年 4 月，Toyota 因違反《清潔空氣法》（Clean Air Act）規定，被判須向美國政府繳付 $180 million 罰款。

2021 年 7 月，Southern Water 因非法排放污水、污染河流及沿岸水域，被英國政府罰款 £90 million。

3. 合規管理涉及甚麼？

合規管理的定義或許簡單，但要確保做得妥當所需採取的步驟卻絕不簡單。由開始到完成，有許多程序需要遵守。

以下是我們根據在這個行業的專業經驗，為您整理的合規管理各個環節。

A. 資料徵詢書（RFI）

這是企業用以向供應商索取產品或服務資料的文件。

機構可藉此收集每家供應商所能提供的方案資料，並比較不同供應商。

對於想研究大量潛在供應商的企業，RFI 尤其有用。

B. 合規聲明、政策及程序

第 2A 節提及的罰款，正是全球收緊 ESG 相關法規的例子。消費者（尤其是年輕一代）對環境、社會及管治議題的關注日益提高，這些議題因而亦愈來愈受國際社會重視。

英國《現代奴役法》（Modern Slavery Act）、美國《多德－弗蘭克法案》（Dodd-Frank Act）中的「衝突礦產」條文，以及（截至撰文時）新通過的德國《供應鏈法》（Supply Chain Act），都是企業若在這些國家有任何業務便須遵守的 ESG 相關法例和規例。

可能需要採取的行動包括定期對供應商進行盡職審查、符合文件要求，以及每年向公眾發表聲明。

在制定合規聲明、政策及程序之前，您需要考慮適用於您的法例和規例（例如上述各項），以及公司希望作為目標基礎的價值觀。

例如，如果您在歐盟銷售產品，當然必須符合產品加貼 CE 標誌所需的要求，並須填寫及簽署歐盟符合性聲明。

又例如，如果您為美國市場進口、出口或製造電子產品，強烈建議您的產品帶有 UL 或 ETL 標誌。

至於價值觀方面，Sedex 和 BSCI 等組織及倡議在其審核方法中，參考了國際勞工組織（ILO）訂立的公約、《聯合國工商企業與人權指導原則》等。舉例說，如果您希望由 SGS、Intertek、Bureau Veritas 或 Eurofins 等認可公司按照 BSCI 標準進行審核，在撰寫合規聲明時便需要考慮這些價值觀。

目前未必世界各地都要求符合這些標準，但鑑於全球正收緊 ESG 法規，將來或會成為必要，而且符合這些標準亦能向客戶展現良好形象。

確保聲明的用語簡單扼要，因為您最不想見到的，就是與客戶、供應商、監管機構及其他持份者之間產生誤解。

您應將聲明的副本發送給所有供應商和客戶。

C. 供應商審核

如上所述，每個行業都有基於不同標準的多種審核方法。

其中包括 Sedex、BSCI、ISO9000 及 ISO 14000。

基於這些標準的審核，會由認可的測試、檢驗及認證（TIC）公司進行，例如 SGS、Bureau Veritas、Intertek 或 Eurofins。

因此，能夠接觸這些公司，並對它們加以比較，至為重要。

D. 合規風險分析或評估（CRA）

這是對不遵守法例和要求所涉及的所有風險進行的評估。管理這些風險稱為合規風險管理，已在上文「甚麼是合規風險管理？」一節中解釋。

總結上文所述，您的機構應找出減低不合規風險的方法，以避免法律處罰和罰款等可能相當嚴重及具破壞性的不良後果。

E. 合規管理系統

這些系統協助您管理合規文件和數據。這帶出下一節……

4. 合規管理系統：您需要知道的事

合規管理（或稱法規合規）是持續成功的重要一環。履行這些責任可以頗具挑戰性，因此合規管理系統（CMS）至關重要。

合規管理系統由文件、流程、工具、控制措施及職能組成的一體化系統構成。此系統讓機構更容易符合產品的法律要求。

借助 CMS，您可以確保不會違反法例，消費者亦不會受到傷害。

沒有這樣的系統，您的公司將難以掌握自身在法規合規方面的表現。運作良好的 CMS 亦可主動應對機構面對的風險，有助處理投訴和審核。

A. ICW 做甚麼？

我們提供雲端合規管理系統及認證交易平台，協助零售商和品牌符合市場准入要求，並將合規工作流程數碼化。

ICW 的 QMAS 是一套 CMS，讓您儲存和管理合規文件，並在審核證書和測試報告即將到期時向您發出提示。

此外，對於希望向亞洲製造商採購的企業，我們設有一個提供全面資訊的平台，涵蓋已就各項合規狀況通過驗證的供應商。

ICW 的 i-Source 供應商資料庫提供超過 100,000 個供應商檔案，讓您比較家電、紡織品、玩具等不同類別的供應商。

我們的資料庫與眾不同之處在於，除了較常見的供應商資料（由產品分配到生產線及每月產能）外，我們還提供有關符合各項審核標準及方法（例如 BSCI、BEPI、Sedex 及 ISO 14000）的資料。

連同我們的其他產品（例如 AI 報告管理系統），ICW 以五個步驟協助您履行盡職審查及合規責任：

• 我們擬備資料徵詢書（RFI）問卷並發送給供應商，初步評估其合規狀況，然後協助您更深入分析其合規狀況。
• 我們協助您制定合規聲明、政策及程序。
• 我們亦為您提供供應商審核計劃，協助您符合 BSCI、Sedex、ISO 14000 等標準及方法。我們提供的服務讓您向多家認可 TIC 公司索取報價並加以比較。
• 我們亦提供合適的分析工具，協助您進行合規風險分析及管理。
• 使用我們的 QMAS CMS，您可以妥善整理供應商的審核證書及合規數據和文件。

ICW 的服務獲全球最大的藥妝、保健及美容連鎖店、歐洲最大的進口商、全球頂尖玩具分銷商以及數以千計的品牌製造商採用，我們確保您的業務符合最新的法例和規例。