什么是合规管理？

根据 britannica.com 的定义，合规（compliance）是“按照被要求或被命令的事项行事的行为或过程”。它关乎达到标准并遵守标准。无论是在产品、健康、环境还是食品生产领域，每个组织都必须应对快速变化的法律法规。

1. 什么是合规管理？

合规管理是指确保您的各项活动符合所有适用法律法规的过程。这些要求由政府、监管机构和行业组织等主体制定并监督。

合规需要具备必要的知识和洞察力，以全面掌控各项事务，并使所有义务保持最新。所幸，有一些工具可以帮助您。

ICW 提供一个专注于合规管理的软件平台。该平台面向零售商、进口商、品牌商和电商平台，用于验证供应商质量和产品合规性。

2. 为什么合规管理很重要？

合规管理对企业如此重要，主要原因在于不合规的代价高昂，而且非常高昂。

Poemon Insititute 和 Globalscape 于 2017 年发布的一份报告以具有代表性的跨国组织为样本进行调查，发现不合规的平均成本几乎是合规成本的三倍。合规的平均成本约为 550 万美元，而不合规的平均成本接近 1500 万美元。

正如 ICW 首席执行官兼联合创始人 Gary Lam 所说：

“预防不合规的成本远低于不合规本身带来的后果。”

企业如何确保降低不合规风险？

合规风险管理。

A. 什么是合规风险管理？

合规风险管理包括：识别、评估和监控不符合法规及行业标准的风险，实施控制措施以确保合规，并监控这些控制措施以确保其持续有效。

不合规可能给组织及其消费者带来的风险包括但不限于法律处罚、罚款、业务流失、声誉受损以及事故。

在许多情况下，处罚和罚款的金额可能相当可观。

例如，2021 年 4 月，丰田因违反《清洁空气法》（Clean Air Act）相关规定，被责令向美国政府支付 1.8 亿美元罚款。

2021 年 7 月，Southern Water 因非法排放污水、污染河流和沿海水域，被英国政府处以 9000 万英镑罚款。

3. 合规管理包括哪些内容？

合规管理的定义也许很简单，但要确保其得到妥善执行，所需采取的步骤却一点也不简单。从头到尾，有大量程序需要遵循。

以下是我们根据在该行业的专业经验，为您整理的合规管理的诸多方面。

A. 信息征询书（RFI）

这是企业用来向供应商索取产品或服务相关信息的文件。

借此，组织可以收集各供应商所能提供的方案信息，并对不同供应商进行比较。

对于需要调研大量潜在供应商的企业而言，RFI 尤其有用。

B. 合规声明、政策和程序

第 2A 节提到的罚款，正是全球 ESG 相关法规日趋严格的例证。环境、社会和治理问题日益受到消费者（尤其是年轻一代）的关注，因此也越来越多地被列入国际议程。

英国《现代奴隶制法案》（Modern Slavery Act）、美国《多德-弗兰克法案》（Dodd-Frank Act）中的“冲突矿产”条款，以及（截至撰写本文时）新通过的德国《供应链法》（Supply Chain Act），都是在这些国家开展业务的企业需要遵守的 ESG 相关法律法规。

可能需要采取的行动包括：定期对供应商开展尽职调查、满足文件要求以及每年向公众发布声明等。

在制定合规声明、政策和程序之前，您需要考虑适用于您的法律法规（例如上述法律法规），以及公司希望作为其目标基础的价值观。

例如，如果您在欧盟销售产品，当然必须满足产品加贴 CE 标志所需的要求，并且必须填写并签署欧盟符合性声明（EU Declaration of Conformity）。

再如，如果您为美国市场进口、出口或制造电子产品，强烈建议您的产品带有 UL 或 ETL 标志。

至于价值观方面，Sedex 和 BSCI 等组织和倡议在其审核方法中借鉴了国际劳工组织（ILO）制定的公约、《联合国工商业与人权指导原则》（UN Guiding Principles）等。例如，如果您希望由 SGS、Intertek、Bureau Veritas 或 Eurofins 等经认可的机构依据 BSCI 标准对您进行审核，那么在撰写合规声明时就需要考虑这些价值观。

目前，并非世界所有地区都要求遵守此类标准，但鉴于全球 ESG 法规日趋严格，将来可能会成为必要要求；同时，这也有助于向客户树立良好形象。

请确保声明的措辞简洁明了，因为您最不希望看到的就是与客户、供应商、监管机构及其他利益相关方产生误解。

您应将声明副本发送给所有供应商和客户。

C. 供应商审核

如上所述，各行业有众多基于不同标准的审核方法。

其中包括 Sedex、BSCI、ISO9000 和 ISO 14000。

基于这些标准的审核将由经认可的测试、检验和认证（TIC）机构执行，例如 SGS、Bureau Veritas、Intertek 或 Eurofins。

因此，能够接触这些机构并对其进行比较和对照，就显得至关重要。

D. 合规风险分析或评估（CRA）

这是对不遵守法律和要求时所涉及的全部风险进行的评估。管理这些风险称为合规风险管理，上文“什么是合规风险管理？”一节已作说明。

概括而言，您的组织应确定降低不合规风险的方法，以避免法律处罚和罚款等可能相当严重且具有破坏性的不良后果。

E. 合规管理系统

这类系统可帮助您管理合规文件和数据。由此引出下一节……

4. 合规管理系统：您需要了解的内容

合规管理（或称法规合规）是企业持续成功的重要组成部分。履行这些义务可能颇具挑战，因此合规管理系统（CMS）至关重要。

合规管理系统由文件、流程、工具、控制措施和职能组成的一体化系统构成。该系统使组织更容易满足产品的法律要求。

借助 CMS，您可以确保不触犯法律、不损害消费者。

如果没有这样的系统，您的公司将很难判断自身在法规合规方面的状况。运行良好的 CMS 还能主动应对组织面临的风险，这在应对投诉和审核时大有帮助。

A. ICW 做什么？

我们提供基于云的合规管理系统和认证服务交易平台，帮助零售商和品牌商满足市场准入要求，并实现合规工作流程的数字化。

ICW 的 QMAS 是一款 CMS，可供您存储和管理合规文件，并在审核证书和检测报告即将到期时向您发出提醒。

此外，对于希望从亚洲制造商采购的企业，我们提供一个提供全面信息的平台，涵盖已通过各类合规状态验证的供应商。

ICW 的 i-Source 供应商档案数据库提供超过 100,000 份供应商档案，让您可以对家电、纺织品、玩具等领域的供应商进行比较和对照。

我们的数据库之所以有别于竞争对手，在于除了较常见的供应商信息（从产品分配到生产线和月产能）外，我们还纳入了供应商在 BSCI、BEPI、Sedex 和 ISO 14000 等各类审核标准和方法方面的合规信息。

结合我们的其他产品（例如 AI 报告管理系统），ICW 通过五个步骤帮助您履行尽职调查和合规义务：

• 我们准备并向供应商发送信息征询书（RFI）问卷，初步评估其合规状况，随后帮助您对其合规状况进行更深入的分析。
• 我们帮助您制定合规声明、政策和程序。
• 我们还为您提供供应商审核方案，帮助您符合 BSCI、Sedex、ISO 14000 等标准和方法。我们提供的服务可让您向多家经认可的 TIC 机构索取报价并进行比较。
• 我们还提供合适的分析工具，帮助您开展合规风险分析和管理。
• 借助我们的 QMAS CMS，您可以妥善管理供应商的审核证书以及合规数据和文件。

ICW 的服务为全球最大的医药、健康和美容连锁店、欧洲最大的进口商、全球顶级玩具分销商以及数千家品牌制造商所采用，我们确保您的业务符合最新的法律法规。