Productspecificaties

Een veelgehoorde klacht van importeurs uit China is dat de producten die zij ontvangen niet aan hun normen of eisen voldoen. Het is belangrijk te beseffen dat u in de communicatie met Chinese leveranciers zo specifiek mogelijk moet zijn over al uw eisen. Daarom is een goed opgestelde productspecificatie van het grootste belang.

Productspecificaties zijn, in de context van importeren uit China, een lijst met eisen voor het product dat u wilt importeren.

Wanneer u een nieuw product vindt dat u aanspreekt, is de eerste stap om te beoordelen of het monster dat de leverancier u stuurt aan uw verwachtingen voldoet. Na goedkeuring is dit monster de standaard voor hoe het product er na massaproductie uit moet zien. Een goedgekeurd monster is echter niet voldoende om het productieresultaat te garanderen. Om misverstanden in een later stadium te voorkomen, moet u specificaties met de leverancier overeenkomen. Zodra u overeenstemming hebt bereikt, stelt u een specificatieblad (of “spec sheet”) op. U kunt dit niet alleen gebruiken voor de leverancier of fabriek, maar ook als referentie voor de kwaliteitscontrole wanneer de goederen in het magazijn binnenkomen.

Waarom hebt u productspecificaties nodig?

Tijdens een inspectie controleren inspecteurs het product aan de hand van uw specificaties. Daarom is de informatie op het specificatieblad een van de belangrijkste zaken voor interne of onafhankelijke inspecties. Met dit blad begrijpt de inspecteur precies aan welke eisen moet worden voldaan.

Schriftelijke specificaties helpen u ook om betere en nauwkeurigere offertes van Chinese leveranciers te krijgen. Als ze onduidelijk zijn, kan uw leverancier in de verleiding komen om goedkopere materialen te gebruiken en u op basis daarvan een prijs te offreren. Dit kan u een verkeerd beeld geven van wat uw product zou moeten kosten en voor hoofdbrekens zorgen wanneer u leveranciers met elkaar wilt vergelijken.

Specificaties kunnen betrekking hebben op merk-/bedrijfsnamen, maten/afmetingen, kleuren en materialen, markeringen (zoals CE-markeringen) of andere kenmerken die het specifieke product definiëren.

Wat hoort er in productspecificaties?

Er bestaat geen standaardsjabloon voor alle productspecificatiebladen. Als u online rondkijkt, zult u merken dat verschillende bedrijven verschillende formats gebruiken. Verschillende soorten producten brengen uiteraard ook verschillende eisen met zich mee.

Hieronder vindt u een lijst met informatie die u in uw specificatie kunt opnemen. Let op: deze lijst is niet uitputtend:

Gegevens

• Productnaam
• SKU
• Productbeschrijving
• Beoogd gebruik
• Referentiefoto’s
• Producteisen
• Afmetingen en maattoleranties (bijv. 100 mm +/- 5 mm)
• Gewicht en gewichtstoleranties (bijv. 100 g +/- 5 g)
• Materialen (soorten, gewichten, kleuren)
• Kleuren (Pantone- of RAL-kleuren)
• Afwerking en andere visuele aspecten
• Onderdelen (bijv. model, merk, prestatie- en functionele eisen)
• Prestatie-eisen (bijv. duurzaamheid)
• Functionele eisen
• Chemische eisen (bijv. oppervlaktebehandelingen en samenstelling)
• Testeisen (bijv. lijst van mogelijke defecten)

Eisen voor verpakking en etikettering

• Eisen voor de productverpakking (bijv. ontwerp, afmetingen, kleuren, materialen)
• Eisen voor de exportverpakking (bijv. afmetingen, kwaliteit van de omdozen)
• Eisen voor etikettering (bijv. nettogewicht, naam en adres van de fabrikant)
• Barcodes of QR-codes
• Verzendmarkeringen
• Testeisen (bijv. geen schade na valtests of trillingstests)
• Normen en certificeringen
• Normen (bijv. REACH, POP’s)
• Certificeringen (bijv. CE-markering)

Overig

• Logo (bijv. ontwerpbestand, afmetingen, kleuren)

Hoe zorgt u ervoor dat uw productspecificaties duidelijk zijn?

We zien vaak dat bedrijven in Europa en Noord-Amerika hun specificaties op dezelfde manier aan leveranciers in het Verre Oosten, zoals China, presenteren als aan lokale leveranciers. Juist daar gaat het meestal mis.

Het komt erop aan gedetailleerde specificaties op te stellen die geen ruimte laten voor persoonlijke interpretatie. Wees zo specifiek mogelijk, aangezien verschillende fabrikanten dezelfde specificaties verschillend kunnen interpreteren. Uw methoden voor het meten en testen van deze gedetailleerde specificaties moeten worden opgenomen en duidelijk worden gecommuniceerd.

Grafische instructies helpen u ook om te krijgen wat u wilt. Denk aan 3D-ontwerpbestanden en afbeeldingen en, indien mogelijk, monsters.

Hier zijn nog enkele tips voor een duidelijk specificatieblad:

• Gebruik duidelijke en begrijpelijke grammatica en spelling;
• Vermeld altijd de norm die u voor het testen hanteert: de verplichte veiligheidseisen in het land van verkoop, ISO-normen, enz.;
• Vermeld de verzendomstandigheden, zodat de leverancier rekening kan houden met luchtvochtigheid, temperatuur en andere verzendgegevens;
• Vermeld de Acceptance Quality Limit (AQL). Hoeveel defecten zijn toegestaan en wat zijn de gevolgen als de leverancier de vastgestelde grens overschrijdt?;
• Informeer de leverancier over eventuele specifieke verzoeken of belangrijke aandachtspunten.

ICW en productspecificaties

Wilt u meer weten over productspecificaties en het belang ervan voor uw bedrijf? Neem dan contact met ons op. We helpen u graag met uw vragen en productspecificaties!