Wat is compliancebeheer?

Compliance is “de handeling of het proces van doen wat u is gevraagd of opgedragen”, aldus britannica.com. Het gaat erom dat u aan normen voldoet en zich eraan houdt. Elke organisatie heeft te maken met snel veranderende wet- en regelgeving, of dit nu op het gebied van producten, gezondheid, milieu of voedselproductie is.

1. Wat is compliancebeheer?

Compliancebeheer is het proces waarmee u ervoor zorgt dat uw activiteiten voldoen aan alle wet- en regelgeving die op u van toepassing is. Deze eisen worden onder meer vastgesteld en gecontroleerd door overheden, toezichthouders en brancheorganisaties.

Compliance vereist de nodige kennis en inzicht om alles te overzien en alle verplichtingen actueel te houden. Gelukkig zijn er hulpmiddelen die u daarbij kunnen helpen.

ICW biedt een softwareplatform dat gespecialiseerd is in compliancebeheer. Dit platform is gericht op retailers, importeurs, merken en e-commerceplatforms. Het platform valideert de kwaliteit van leveranciers en de compliance van producten.

2. Waarom is compliancebeheer belangrijk?

De belangrijkste reden waarom compliancebeheer zo belangrijk is voor bedrijven, is dat non-compliance duur is. Heel duur.

Een rapport uit 2017 van het Poemon Insititute en Globalscape over een representatieve steekproef van multinationale organisaties toonde aan dat de gemiddelde kosten van non-compliance bijna drie keer zo hoog waren als die van compliance. De gemiddelde kosten van compliance bedroegen circa $5,5 miljoen, terwijl de gemiddelde kosten van non-compliance bijna $15 miljoen bedroegen.

Zoals ICW-CEO en medeoprichter Gary Lam zegt:

“De kosten van het voorkomen van non-compliance zijn veel lager dan de gevolgen van non-compliance zelf”

Hoe kan een bedrijf ervoor zorgen dat non-compliance wordt beperkt?

Beheer van compliancerisico’s.

A. Wat is beheer van compliancerisico’s?

Beheer van compliancerisico’s omvat het identificeren, beoordelen en bewaken van de risico’s van het niet naleven van regelgeving en branchenormen, het implementeren van beheersmaatregelen om ervoor te zorgen dat u compliant bent, en het bewaken van deze beheersmaatregelen om te garanderen dat ze blijvend effectief zijn.

Risico’s die non-compliance kan opleveren voor zowel een organisatie als haar consumenten zijn onder meer juridische sancties, boetes, omzetverlies, reputatieschade en ongevallen.

In veel gevallen kunnen sancties en boetes aanzienlijk zijn.

In april 2021 werd Toyota bijvoorbeeld veroordeeld tot het betalen van $180 miljoen aan boetes aan de Amerikaanse overheid wegens overtredingen van de Clean Air Act.

In juli 2021 kreeg Southern Water van de Britse overheid een boete van £90 miljoen voor illegale lozingen van rioolwater die rivieren en kustwateren vervuilden.

3. Wat houdt compliancebeheer in?

De definitie van compliancebeheer mag dan eenvoudig zijn, de stappen die u moet zetten om het goed te doen zijn allesbehalve eenvoudig. Er zijn tal van procedures die u van begin tot eind moet volgen.

Hieronder vindt u een overzicht van de vele facetten van compliancebeheer, dat we voor u hebben samengesteld op basis van onze expertise in deze branche.

A. Requests for Information (RFI’s)

Dit is een document dat bedrijven gebruiken om bij leveranciers informatie op te vragen over producten of diensten.

Op basis daarvan kan een organisatie informatie verzamelen over de mogelijkheden die elke leverancier biedt en verschillende leveranciers met elkaar vergelijken.

RFI’s zijn vooral nuttig voor bedrijven die veel potentiële leveranciers willen onderzoeken.

B. Complianceverklaringen, beleid en procedures

De boetes die in paragraaf 2A. worden genoemd, zijn voorbeelden van een wereldwijde aanscherping van ESG-gerelateerde regelgeving. Milieu-, sociale en governancekwesties staan steeds meer op de voorgrond bij consumenten — met name bij de jongere generatie — en daarmee ook op internationale agenda’s.

De Britse Modern Slavery Act, de bepalingen over ‘conflictmineralen’ in de Amerikaanse Dodd-Frank Act en de (op het moment van schrijven) onlangs aangenomen Duitse wet inzake zorgplicht in de toeleveringsketen zijn voorbeelden van ESG-gerelateerde wet- en regelgeving die bedrijven moeten naleven als zij activiteiten in deze landen hebben.

Voorbeelden van maatregelen die vereist kunnen zijn, zijn onder meer regelmatig due diligence-onderzoek naar leveranciers, documentatievereisten en het publiceren van jaarlijkse verklaringen.

Voordat u uw complianceverklaringen, beleid en procedures opstelt, moet u nagaan welke wet- en regelgeving op u van toepassing is — zoals de bovengenoemde — en op welke waarden uw bedrijf zijn doelstellingen wil baseren.

Als u bijvoorbeeld in de EU verkoopt, moet u uiteraard voldoen aan de eisen om uw producten van een CE-markering te voorzien en moet u zorgen voor het invullen en ondertekenen van de EU-conformiteitsverklaring.

Als u bijvoorbeeld elektronica importeert, exporteert of produceert voor de Amerikaanse markt, wordt sterk aangeraden dat uw producten een UL- of ETL-markering dragen.

Wat uw waarden betreft: organisaties en initiatieven zoals Sedex en BSCI baseren hun auditmethodologieën onder meer op verdragen van de Internationale Arbeidsorganisatie (ILO) en de UN Guiding Principles. Als u bijvoorbeeld door geaccrediteerde bedrijven zoals SGS, Intertek, Bureau Veritas of Eurofins geaudit wilt worden op basis van BSCI-normen, moet u bij het opstellen van uw complianceverklaring rekening houden met deze waarden.

Naleving van dergelijke normen is momenteel misschien niet overal ter wereld noodzakelijk, maar kan dat in de toekomst wel worden — gezien de wereldwijde aanscherping van ESG-regelgeving — en geeft bovendien het juiste beeld aan klanten.

Zorg ervoor dat de taal in uw verklaringen eenvoudig en beknopt is, want het laatste wat u wilt zijn misverstanden met klanten, leveranciers, toezichthouders en andere belanghebbenden.

U dient een exemplaar van uw verklaringen naar alle leveranciers en klanten te sturen.

C. Leveranciersaudits

Zoals hierboven vermeld, bestaan er in elke branche tal van auditmethodologieën op basis van verschillende normen.

Enkele daarvan zijn Sedex, BSCI, ISO9000 en ISO 14000.

Audits op basis van deze normen worden uitgevoerd door geaccrediteerde test-, inspectie- en certificeringsbedrijven (TIC) zoals SGS, Bureau Veritas, Intertek of Eurofins.

Toegang tot deze bedrijven — en de mogelijkheid om ze met elkaar te vergelijken — is daarom van het grootste belang.

D. Analyses of beoordelingen van compliancerisico’s (CRA)

Dit is een beoordeling van alle risico’s die gepaard gaan met het niet naleven van wetten en eisen. Het beheersen van deze risico’s wordt beheer van compliancerisico’s genoemd, wat hierboven in de paragraaf “Wat is beheer van compliancerisico’s?” is uitgelegd.

Samengevat: uw organisatie moet manieren vinden om de risico’s van non-compliance te beperken, om onder meer juridische sancties en boetes te voorkomen, die aanzienlijk en schadelijk kunnen zijn.

E. Compliancemanagementsystemen

Dit zijn systemen die u helpen uw compliancedocumenten en -gegevens te beheren. Dit brengt ons bij de volgende paragraaf…

4. Compliancemanagementsysteem: wat u moet weten

Compliancebeheer, oftewel naleving van regelgeving, is een belangrijk onderdeel van blijvend succes. Aan deze verplichtingen voldoen kan een uitdaging zijn. Daarom is een compliancemanagementsysteem (CMS) zo essentieel.

Een compliancemanagementsysteem bestaat uit een geïntegreerd systeem van documenten, processen, hulpmiddelen, beheersmaatregelen en functies. Dit systeem maakt het voor een organisatie eenvoudiger om aan de wettelijke producteisen te voldoen.

Met behulp van een CMS kunt u ervoor zorgen dat er geen wetten worden overtreden en consumenten geen schade lijden.

Zonder een dergelijk systeem zal uw bedrijf moeilijk kunnen vaststellen hoe het ervoor staat op het gebied van naleving van regelgeving. Een goed functionerend CMS kan bovendien proactief risico’s voor uw organisatie aanpakken. Dit helpt bij klachten en audits.

A. Wat doet ICW?

Wij bieden een cloudgebaseerd compliancemanagementsysteem en een certificeringsmarktplaats die retailers en merken helpen te voldoen aan markttoegangseisen en hun complianceworkflow te digitaliseren.

QMAS van ICW is een CMS waarmee u uw compliancedocumenten kunt opslaan en beheren en dat u waarschuwt wanneer auditcertificaten en testrapporten bijna verlopen.

Daarnaast hebben we voor bedrijven die bij Aziatische fabrikanten willen inkopen een platform dat uitgebreide informatie biedt over leveranciers die op diverse compliancestatussen zijn gevalideerd.

De i-Source Supplier Profile Database van ICW bevat meer dan 100.000 leveranciersprofielen, zodat u leveranciers van huishoudelijke apparaten, textiel, speelgoed en meer met elkaar kunt vergelijken.

Wat onze database onderscheidt van de concurrentie, is dat we naast de gebruikelijke leveranciersinformatie — van productallocatie tot lijn- en maandcapaciteit — ook informatie opnemen over de naleving van diverse auditnormen en -methodologieën zoals BSCI, BEPI, Sedex en ISO 14000.

Samen met onze andere producten — zoals een AI-systeem voor rapportbeheer — helpt ICW u in vijf stappen aan uw due diligence- en complianceverplichtingen te voldoen:

• We stellen een Request for Information (RFI)-vragenlijst op en sturen die naar leveranciers voor een eerste beoordeling van hun compliancestatus. Vervolgens helpen we u bij een diepgaandere analyse van hun compliancestatus.
• We helpen u bij het opstellen van uw complianceverklaring, beleid en procedures.
• Verder bieden we u een leveranciersauditprogramma dat u helpt te voldoen aan normen en methodologieën zoals BSCI, Sedex, ISO 14000 en meer. We bieden een dienst waarmee u meerdere offertes kunt aanvragen bij diverse geaccrediteerde TIC-bedrijven en deze kunt vergelijken.
• We bieden ook een geschikt analyse-instrument dat u helpt bij het uitvoeren van compliancerisicoanalyses en -beheer.
• Met ons QMAS-CMS kunt u de auditcertificaten en compliancegegevens en -documenten van uw leveranciers overzichtelijk bijhouden.

Bij ICW — een dienst die wordt gebruikt door de grootste farmacie-, gezondheids- en beautywinkelketen ter wereld, de grootste importeur van Europa, toonaangevende wereldwijde speelgoeddistributeurs en duizenden merkfabrikanten — zorgen we ervoor dat uw bedrijf voldoet aan de nieuwste wet- en regelgeving.