Inspectie vóór verzending – De basisprincipes

Wij vertrouwen op inspectie vóór verzending om te waarborgen dat producten aan de kwaliteitseisen voldoen voordat ze aan klanten worden verkocht. Ons QA-handboek bepaalt dat een ondertekend monster naar ons ingehuurde inspectiebedrijf moet worden gestuurd ter beoordeling en gebruik, als representatie van de kwaliteit van het te inspecteren product. Helaas kan het, zij het in een zeldzame situatie, voorkomen dat wij het monster niet kunnen verkrijgen omdat het zelfs niet beschikbaar is. Wanneer dat gebeurt, vindt de inspectie plaats zonder het monster. Wij moeten het inspectiebedrijf dan verzoeken zonder het monster te inspecteren en dit als zodanig in het inspectierapport te vermelden.

Ons QA-handboek bepaalt ook dat een inspectie vóór verzending, tenzij anders gespecificeerd, moet worden uitgevoerd volgens AQL 2.5% voor ernstige defecte eenheden en AQL 4.0% voor geringe defecte eenheden. Voor kritieke defecten hanteren wij een acceptatiegetal van ‘nul’. Wij lichten echter niet toe wat een ernstig, gering of kritiek defect inhoudt. Wij menen te kunnen vertrouwen op de professionele expertise van het inspectiebedrijf om zo’n beoordeling te maken waar dat nodig en passend is.

Bovendien bepaalt ons QA-handboek dat 100% van het product geproduceerd en 80% van het product verpakt moet zijn in de vorm waarin het wordt verzonden, voordat een steekproefinspectie kan worden uitgevoerd. Wij verwachten ook dat het ingehuurde inspectiebedrijf ons beleid handhaaft. Ik herinner me inderdaad inspecties vóór verzending die werden afgebroken wanneer de geproduceerde of de verpakte hoeveelheid aanzienlijk achterbleef bij deze gespecificeerde hoeveelheden.

Aangezien ik het onderwerp ‘Bescherming tegen risico’s’ bij steekproefinspectie ga behandelen, wil ik ingaan op de volgende onderwerpen, omdat ze daar zo nauw mee samenhangen:

1. Ondertekend monster als inspectiereferentie
2. Conformiteit met de specificatie en geschiktheid voor gebruik
3. AQL-steekproefplannen – een introductie
4. Classificatie van defecten (defecte eenheden)
5. Willekeurigheid van de voor inspectie geselecteerde steekproef

Ondertekend monster als inspectiereferentie

Het is mij duidelijk dat productkwaliteit grofweg in twee categorieën valt: a. esthetische kwaliteit (zintuiglijke kenmerken) wat betreft kleur, oppervlakteafwerking, maat, vorm … enz., allemaal factoren die de zintuigen aanspreken; b. werkings- en prestatiekwaliteit wat betreft het functioneren van de beoogde functie gedurende een redelijke periode, die het product dat als apparaat is ontworpen en vervaardigd definieert. Wanneer een ondertekend monster als referentie beschikbaar is, worden beide kwaliteitscategorieën volledig door het ondertekende monster vertegenwoordigd.

Wanneer een ondertekend monster ontbreekt, weet ik dat inspecteurs op hun ervaring moeten vertrouwen om zulke kwaliteitseisen op te stellen op basis van hun ervaring met eerdere inspecties van vergelijkbare producten. Ik begrijp dat het mogelijk is dat deze opgestelde kwaliteitseisen niet volledig overeenkomen met de kwaliteitseisen van de inkopers, de ontwerper of het marketingteam van ons bedrijf. Hoewel productspecificatiebladen en productfoto’s ter ondersteuning van de inspectie worden verstrekt, is het zeer waarschijnlijk dat sommige kwaliteitseisen niet volledig en duidelijk aan de inspecteurs worden doorgegeven.

Wanneer een inspectierapport vermeldt dat ‘het ondertekende monster niet beschikbaar is’, betekent dit dat de inspectie niet is uitgevoerd met verwijzing naar de volledige kwaliteitseisen. Ik meen dat dit een leemte is die onmiddellijke actie vereist. Ik moet samen met de productontwikkelingsmanager en de inkoper ervoor zorgen dat deze leemte wordt gedicht en dat zo’n risico kan worden geëlimineerd.

Beslissing over conformiteit met de specificatie en beslissing over geschiktheid voor gebruik

Van alle doelen van inspectie is productacceptatie het oudste en meest gebruikte, dat wil zeggen bepalen of een product voldoet aan de

norm en daarom moet worden geaccepteerd.

Productacceptatie omvat de bestemming van het product op basis van de kwaliteit ervan of de afwijking van de norm. Deze bestemming omvat twee belangrijke beslissingen:

1. Conformiteit met de specificatie: beoordelen of het product aan de specificatie voldoet
2. Geschiktheid voor gebruik: beslissen of een niet-conform product geschikt is voor gebruik

Beslissing over conformiteit met de specificatie

Wij hebben ons ingehuurde inspectiebedrijf gekozen op basis van het bewijs dat het bedrijf zo is georganiseerd dat inspecteurs zelf inspectieresultaten kunnen rapporteren. Daartoe worden inspecteurs getraind om de producten, de normen en het gebruik van de vereiste inspectie- en testinstrumenten te begrijpen. Zij krijgen de taak om te inspecteren en de conformiteit te beoordelen. Aan de conformiteitsbeslissing is de bestemming van het conforme product verbonden. De inspecteur is alleen bevoegd om inspectieresultaten te rapporteren. De beslissing tot ‘verzenden’ wordt niet door de inspecteurs genomen, maar door mij, de QA-manager, namens de directie van ons bedrijf Quality First.

Beslissing over geschiktheid voor gebruik

Wanneer een niet-conform product wordt vastgesteld, is het doorgaans mijn beslissing de zending af te keuren. In een bijzondere situatie, wanneer ik weet dat het product sterk wordt geadverteerd en zeer binnenkort klaar moet zijn voor verzending, wat zelden voorkomt, zet ik de zending echter in de wacht en moet ik de vraag stellen: is dit niet-conforme product geschikt of ongeschikt voor gebruik? Van productkenmerken wordt gezegd dat ze ‘geschikt voor gebruik’ zijn als ze aan de eisen van de klant kunnen voldoen. Helaas is het antwoord op deze vraag in veel gevallen niet vanzelfsprekend. In zulke gevallen wordt een onderzoek uitgevoerd om de geschiktheid voor gebruik te bepalen. Dit onderzoek omvat het verkrijgen van input van vertegenwoordigers van de volgende afdelingen: de inkoper, de productontwerper, de productingenieur, het marketingteam en ikzelf.

De te bespreken onderwerpen omvatten doorgaans verschillende niveaus van geschiktheid voor gebruik, de veiligheid van het product, het niet voldoen aan vrijwillige normen, de eisen voor verkoopbaarheid, de kwaliteiten die de geschiktheid voor de klanten bepalen en de kwaliteiten die het onderhoud in het veld beïnvloeden. De interne kosten kunnen worden geraamd om tot een economisch optimum te komen. De gevolgen kunnen echter veel verder gaan dan geld: planningen raken verstoord, de vraag wie verantwoordelijk moet zijn voor het kwaliteitsprobleem … enz.

Het verkrijgen van zulke input is vaak mijn verantwoordelijkheid, waarbij bijvoorbeeld mijn kwaliteitsingenieur de verschillende afdelingen benadert die relevante informatie kunnen verstrekken. Het kan nodig zijn contact op te nemen met het marketingteam en zelfs een praktijktest uit te voeren. Zodra alle informatie is verzameld en geanalyseerd, kan de beslissing over geschiktheid voor gebruik worden genomen.

Als de beslissing over geschiktheid voor gebruik in het voordeel van vrijgave van de zending uitvalt, moet de producent onmiddellijk worden geïnformeerd dat de zending met een afwijking wordt geaccepteerd, afwijkend van het vastgestelde bedrijfsbeleid. Als de producent de beslissing over geschiktheid voor gebruik bevestigt en ermee instemt de mogelijke kosten van toekomstige productretouren te dragen, mag de producent de zending verzenden. Ons beleid is echter dat de producent het geval van non-conformiteit moet evalueren en een plan van corrigerende maatregelen moet voorleggen om herhaling in de toekomst te voorkomen.

AQL-steekproefplannen – een introductie

Voordat ik aan dit omvangrijke onderwerp begin, wil ik enkele termen definiëren en de concepten ervan verduidelijken zoals ze in onze verdere bespreking worden gebruikt.

In wezen wordt steekproefinspectie uitgevoerd om meer te weten te komen over de kwaliteit van een partij product. De partij is in veel gevallen groot. Een beslissing om de partij te accepteren of af te keuren, wordt genomen op basis van een zorgvuldige inspectie van een klein aantal producteenheden, die wij de steekproef noemen, getrokken uit die partij. Volgens sommigen zijn er voordelen en mogelijke nadelen aan het eenmalig inspecteren van één grote partij vergeleken met het inspecteren van een reeks kleine deelpartijen die uit die ene grote partij zijn gesplitst. Ik ga hier in een later deel waar nodig verder op in.

Steekproefinspectie wordt voor ons bedrijf als detailhandelaar primair uitgevoerd met het oog op partijacceptatie. Er zijn echter ook andere doelen, die doorgaans betrekking hebben op het bepalen van de productkwaliteit, procesbeheersing, een audit van het totale QC-systeem en het bepalen van de totale procescapabiliteit, zoals naar behoren door de producent geïmplementeerd.

Er zijn twee fundamentele concepten die moeten worden gedefinieerd: respectievelijk inspectie op attributen en inspectie op variabelen.

1. Attributen, d.w.z. het product als geheel wordt beoordeeld als ‘goed voor gebruik’ of ‘slecht voor gebruik’; de beoordeling gebeurt op basis van ‘goed’ of ‘fout’.
2. Variabelen, d.w.z. bepaalde kwaliteitsparameters van het product moeten op een meetschaal worden beoordeeld.

In mijn procesverbeteringsplan ligt mijn focus op dit moment echter uitsluitend op inspectie op attributen. Voor zover ik begrijp, kan inspectie op variabelen nodig zijn wanneer zo’n meting noodzakelijk wordt geacht om de kwaliteit van de producten te bepalen.

Aangezien ik de methode van steekproefinspectie al jaren toepas, wil ik enkele overwegingen delen over de voor- en nadelen van deze methode:

Vergeleken met 100%-inspectie heeft steekproefinspectie bijvoorbeeld de volgende voordelen:

1. Kostenbesparing doordat slechts een deel van een partij wordt geïnspecteerd; steekproefgroottes bedragen slechts enkele procenten van de partijhoeveelheid; ik geef later een voorbeeld
2. Minder schade door hantering tijdens de steekproefinspectie
3. Het inspectiewerk is minder eentonig wanneer beslissingen per partij worden vergeleken met beslissingen per stuk
4. Lagere inspectiekosten bij destructief testen, als zulk testen nodig is om de kwaliteit van het product te bepalen
5. Afkeuring van de gehele partij bij producenten in plaats van louter retournering van de defecte eenheden, wat producenten een sterkere motivatie of zakelijke druk tot verbetering geeft; dit leidt tot de verwachte sprongen in procescapabiliteit

Helaas kent steekproefinspectie bijvoorbeeld enkele inherente nadelen:

1. Er zijn risico’s dat slechte partijen worden geaccepteerd (afnemersrisico) en dat goede partijen worden afgekeurd (producentenrisico), zelfs wanneer een aselecte steekproef wordt genomen. Ik ga hier in een later deel uitgebreid op in wanneer afnemersrisico en producentenrisico worden besproken. Zulke inherente risico’s kunnen de kwaliteitskosten van de afnemer of de producent verhogen.
2. De steekproef levert doorgaans minder informatie over de productkwaliteit op dan er in totaal is. Wij weten dat de genomen steekproef doorgaans slechts een zeer klein percentage van de totale partijhoeveelheid vertegenwoordigt, bijv. 4%, uitgaande van een steekproefgrootte van 125 uit een partij van 3,125. Het moge duidelijk zijn dat de uit de steekproef verkregen productkwaliteit mogelijk slechts de weinige informatie vertegenwoordigt die over de partij aan het licht komt, terwijl veel van de informatie verborgen blijft.

Bij het gebruik van de methode van steekproefinspectie moet aan bepaalde criteria worden voldaan. Hieronder volgen de regels die onze inspecteurs moeten volgen:

1. De inspecteur volgt het voorgeschreven steekproefplan en wijkt voor acceptatie of afkeuring niet af van wat het steekproefplan voorschrijft. Dit blijft voor mij een aandachtspunt. Ik blijf het ingehuurde inspectiebedrijf benadrukken dat de beslissing bij een acceptatiesteekproef uitsluitend op basis van steekproefplannen moet worden genomen, als een statistische beslissing, waarbij elk psychologisch oordeel wordt uitgesloten.
2. De inspectie wordt foutloos uitgevoerd, d.w.z. er worden geen menselijke of apparatuurfouten gemaakt bij het meten of bij het beoordelen van de conformiteit. Fouten van inspecteurs worden in een later deel uitgewerkt. Dit is een punt dat ik regelmatig met het ingehuurde inspectiebedrijf wil evalueren.
3. De steekproef voor inspectie moet op aselecte basis worden getrokken, wat in het volgende deel wordt uitgewerkt.

Classificatie van defecten (defecte eenheden)

Onze steekproefplannen stellen de criteria vast voor het beoordelen van de conformiteit van een partij in termen van een toelaatbaar aantal defecte eenheden in de steekproef. Aangezien defecten sterk verschillen in ernst, moeten de steekproefplannen op de een of andere manier met deze verschillen rekening houden.

Sommige kwaliteitskenmerken en defecten zijn zeer belangrijk voor onze klanten, zoals beoordeeld door ons marketingteam en onze ontwerpers, terwijl andere dat niet zijn. De ernst van een defecte eenheid (afwijking van de norm) is niet zo gemakkelijk te beoordelen als het lijkt. Inspecteurs moeten veel algemene consumentenproducten inspecteren, elk met verschillende kenmerken. Het verzamelen van voldoende en gedegen kennis voorafgaand aan de inspectie van een nieuw product is altijd een uitdaging, maar noodzakelijk. Van tijd tot tijd herinnerde ik ons ingehuurde inspectiebedrijf eraan dat inspecteurs zich ervan bewust moeten zijn dat bij een inspectie van een nieuw product de volledige productspecificaties door de inspecteurs moeten worden doorgenomen. Daarnaast moeten inspecteurs ook bepalen of volledige informatie over kwaliteitskenmerken, ook al staat die mogelijk niet expliciet in de productspecificaties, vóór een inspectie moet worden begrepen.

Wij definiëren ernstige, geringe of kritieke defecten niet zelf. Wij vertrouwen op de volgende algemene definitie uit de norm voor acceptatiesteekproeven ANSI/ASQ Z1.4 Sampling Procedures and Tables for Inspection by Attributes, die wij volgen.

Kritiek defect: een kritiek defect is een defect waarvan oordeel en ervaring aangeven dat het waarschijnlijk leidt tot gevaarlijke of onveilige omstandigheden voor personen die het product gebruiken, onderhouden of ervan afhankelijk zijn.

Ernstig defect: een ernstig defect is een defect, anders dan kritiek, dat waarschijnlijk leidt tot falen of de bruikbaarheid van de producteenheid voor het beoogde doel wezenlijk vermindert.

Gering defect: een gering defect is een defect dat de bruikbaarheid van de producteenheid voor het beoogde doel waarschijnlijk niet wezenlijk vermindert, of een afwijking van vastgestelde normen die weinig invloed heeft op het effectieve gebruik of de werking van de eenheid.

Wij definiëren ernstige, geringe of kritieke defecte eenheden niet anders. Wij vertrouwen op de volgende algemene definitie uit de norm voor acceptatiesteekproeven ANSI/ASQ Z1.4 Sampling Procedures and Tables for Inspection by Attributes, die wij volgen.

Een defecte eenheid is een producteenheid die een of meer defecten bevat. Defecte eenheden worden doorgaans als volgt geclassificeerd:

Kritiek defecte eenheid: een kritiek defecte eenheid bevat een of meer kritieke defecten en kan ook ernstige en/of geringe defecten bevatten.

Ernstig defecte eenheid: een ernstig defecte eenheid bevat een of meer ernstige defecten en kan ook geringe defecten bevatten, maar bevat geen kritiek defect.

Gering defecte eenheid: een gering defecte eenheid bevat een of meer geringe defecten, maar bevat geen kritiek of ernstig defect.

Willekeurigheid van de voor inspectie geselecteerde steekproef

Om ervoor te zorgen dat een aselecte steekproef voor inspectie wordt geselecteerd, eisen wij dat de partij voor inspectie wordt samengesteld. De partij moet zo worden aangeboden dat elke partij door een aangewezen of goedgekeurde verantwoordelijke van de producent wordt aangeboden en geïdentificeerd. Waar nodig moet de producent voor elke partij voldoende en geschikte opslagruimte bieden voor een juiste identificatie en presentatie, evenals personeel voor alle hantering van het product die nodig is voor het trekken van monsters.

De techniek van aselecte steekproeftrekking kan worden ondersteund met de tabellen met willekeurige getallen en de volgende procedures voor aselecte steekproeftrekking zoals beschreven in MIL-HDBK-53-1A Section 12.2.1.

Procedures voor aselecte steekproeftrekking

Elke eenheid in de partij moet worden geïdentificeerd met een duidelijk verschillend nummer. Stel bijvoorbeeld dat er 100 omdozen zijn en elke omdoos 8 producteenheden bevat. Elke omdoos wordt genummerd van 001 tot 100. Gebruik de driedimensionale positie van elke eenheid (rij, kolom, diepte) en duid elke eenheid aan als 1, 2, 3, … 6, 7 en 8 (met de klok mee tellend vanaf rechtsboven als 1, en dan 2, 3 en 4; met de klok mee tellend vanaf rechtsonder als 5, en dan 6, 7 en 8).

Kies een willekeurig getal uit de tabel met willekeurige getallen. De overeenkomstige eenheid die voor inspectie wordt geselecteerd, kan bijvoorbeeld volgens het volgende schema worden bepaald.

10480 >> 10-4-80 >> selecteer uit doos nummer 10 en eenheid 4 uit de omdoos.

22368 >> 22-3-68 >> selecteer uit doos nummer 22 en eenheid 3 uit de omdoos.

Opmerking: voor willekeurig getal 77921 >> 77-9-21. Aangezien er 8 eenheden in een omdoos zitten en er geen eenheid 9 is, moet dit willekeurige getal worden overgeslagen. Het volgende willekeurige getal 99562 >> 99-5-62 moet worden gebruikt. De volgende geselecteerde eenheid moet daarom uit doos nummer 99 komen, met eenheid 5 uit de omdoos.

Het bovenstaande nummeringsschema is slechts een van de vele mogelijke aanduidingen. Inspecteurs moeten een schema opstellen dat past bij de specifieke partijhoeveelheid en de verpakkingsindeling van de omdozen.

Het eerste willekeurige getal kan uit de tabel met willekeurige getallen worden gekozen door een potlood blindelings op een getal te laten vallen en daar te beginnen. Gooi een munt op om te bepalen welke kant u op gaat: kop gaat omhoog en munt gaat omlaag.

Bijlage

Tabel met willekeurige getallen